ピンチをチャンスに！今こそ、テレワークの導入を検討しましょう。

新型コロナウィルス対策によるテレワーク推進や、育児・介護や病気と仕事の両立推進など、さまざまな環境がテレワークを後押ししています。

テレワークの導入を検討する際の悩みは・・・
　　・導入コストがかかる
　　・情報ろうえいが心配
　　・労務管理がむずかしい
　　・テレワークを行う社員の評価方法がわからない
　　・コミュニケーションが少なくなって、業務の進捗がわからなくなる
　　・環境が整っておらず、非効率となることが不安
　などがあります。

それらの対応策の例を紹介すると・・・

１　導入コストがかかる　

ICTツールの導入費や人的コストなどの初期投資費用は企業にとって大きな負担になります。
そういった初期投資に掛かる費用は、政府や自治体の助成金や施策を使うことで抑えることができます。

例）「働き方改革推進支援助成金」新型コロナウイルス感染症対策のための特例コース
https://www.mhlw.go.jp/content/11909000/000617764.pdf


２　情報漏洩が心配
社内のデータや情報の漏えい・消失リスクはテレワークの大きな懸念点の1つです。
たとえば、テレワーク利用の端末側からのデータ保存を防ぐには、セキュリティシステムを活用し、専用のアプリケーションをインストールさせたり、周辺機器に接続することで可能となります。
これらはサーバ側で管理でき、データや情報の漏洩・消失リスクを減らすことができます。

では、労務管理や社員のコミュニケーションの問題、人事評価についてはどうでしょうか？

  • テレワークは今後スタンダードな働き方に・・・
    今の人事評価基準でテレワークの社員を評価できますか？

テレワークを行う社員の評価の仕方がわからない


遠隔にいる社員をどうマネジメントするかは、初めてテレワークを導入する職場にとっては大きな課題です。
毎日直接顔を合わせずに、社員とその業務をどう管理し、何をもって評価すればいいのでしょうか？
テレワークに適した評価項目とはいったいどのようなものなのでしょうか？
日本では、これまで「能力」、「態度」、「業績(成果)」の3つの軸で評価される制度が普及していました。
最近は、これらの３つに加えてMBOやコンピテンシー評価、360度評価等も併用されるようになりました。
しかし、多様な人材の活用が企業の成長を促す今、画一的な評価では、一人ひとりの持ち味を活かした育成ができません。
また、半年間、１年間の過去の評価では、ビジネス環境がめぐるましく変化する状況では、評価のタイミングが遅すぎて育成や能力開発に対応できなくなってきました。
そこで、処遇に反映させないノーレイティングという新しい評価制度が注目されてきています。

ノーレイティングという新しい評価

ノーレイティングとは、評価を行わず、ランク付けしない新しい人事評価制度です。
対話を通じて組織の目的を共有し、部下の特性を把握しながら、その成長を支援し、組織のパフォーマンスを上げていく組織マネジメントとしての評価制度なのです。
代表的な制度に1on1ミィーティングがあります。

ノーレイティングで大事なポイントは、「業務の見える化」と「対話」です。
テレワークでなく、リアルの際も組織のメンバー全員の「業務の見える化」ができていたでしょうか？
リアルであっても、結局は労働時間の長さだけで評価をしていたのではないでしょうか？
リアルで互いに「業務の見える化」ができている組織は、テレワークになったとしてもクラウドのタスク管理ツール等を活用し
「業務の見える化」ができているので、進捗状況が把握でき、組織の目的に沿って
育成や能力開発が活発に行われて個人の成長、組織の成長につながっていきます。

ポイントはテレワークであっても、リアルであっても「業務の見える化」と「対話」なのです。

テレワークでもプロセス（行動）は評価できる


テレワークでもリアルでも、個人の結果だけしか評価されないのであれば、短期的な視点に陥りがちになり、利己主義やチームワークの欠落、後輩の指導・育成が行われないなどの弊害が生まれます。
加えて、テレワークであれば結果を追いかけて長時間労働になったり、結果を得るために不正をしたりという問題が発生してしまう可能性もあります。

成果を出すための出発点は「行動」にあり、成果を出すためのプロセスとして「どんな行動をするべきか」を目標と定め、その行動を実行したかどうかで評価をする必要があります。

つまり、行動目標を可視化・数値化するために、成果を出すための過程（プロセス）を目標に盛り込むのです。
この場合、成果につながるプロセス（行動）は具体的で短期的なものである必要があります。

結果だけではなく成果を出すための過程（プロセス）も評価に盛り込まれ、どこで仕事をしていても成果によって評価されることがわかれば、在宅勤務が増えても社員は不安にならずに済みます。

テレワークでは、リアルよりもさらにプロセス（行動）を管理する必要があるのです。

ポイントは「業務の見える化」と「対話」

テレワークでもリアルでも、大事な点は、個人の成果だけでなく、組織の成果にどう貢献したかを評価することです。
そして、テレワークでは、リアルよりもさらにプロセス（行動）を管理する必要があるため、組織の中で行われる「業務が見える化」と「対話」が欠かせません。

マネージャーが部下の各々の能力を把握しながら、適正に業務を切り出して割り振りし、業務遂行する部下のプロセス(行動）とその進捗状況を「対話」しながら管理し、全体をコントロールしていかなければなりません。

テレワークの「管理」とは、「監視」ではなく「関心」を持って業務遂行状況を確認しながら、部下の育成のための「対話」をしていくことなのです。




業務プロセス見直しの絶好のチャンス！


テレワークは、業務プロセスを見直し絶好のチャンスです。
個人単位だけでなく、組織単位、会社単位、そして取引先も巻き込んで、様々な業務プロセスを見直しましょう。
①不要業務・重複業務の見直し
②業務の簡素化
③業務の標準化・マニュアル化
④テレワークに向くように業務の細分化・業務分担の見直し
⑤管理職の承認事項を削減
など、これまでのあたりまえ、変えられないと思い込んでいた業務プロセスの見直すチャンスと捉えて、生産性向上につなげましょう。

柔軟な働き方がピンチに強い


働く場所や時間を社員が選べるようにしておけば、震災などの他の災害時にも役立ちます。今回の事態は、備えを固めておくための良い機会ととらえることもできます。
テレワークは自然災害や交通機関の事故の際にも企業活動を停滞させない手段になります。また同時に、仕事と育児・介護、病気治療との両立へのハードルを下げることにもつながります。

ピンチをチャンスに変える！テレワーク成功のカギ

■まとめ■

①テレワークをきっかけに業務プロセスの見直しをしましょう。

②組織のパフォーマンスを上げるマネジメントを考えましょう。

③マネジメントのポイントは「業務の見える化」と「対話」です。

ピンチをチャンスに変えるためには


新型コロナの感染拡大に伴い、スピーディに対策を講じた企業がある一方で、対応が遅れる企業が目につきます。なぜそんな差がつくのでしょうか。それは経営者の危機管理意識です。
このピンチに、どのような手立てを打ち、困難に立ち向かっていくかの姿勢に、企業の将来がかかっています。
一般社団法人未来のワークデザイン研究所では、テレワークで生産性を上げるための評価制度構築ワーク、マネジメント研修などを承っております。ぜひ、ご活用ください。

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